En artículos anteriores he hablado de la necesidad de catalogar y clasificar nuestras colecciones. Independientemente del sistema utilizado, ya sea una libreta y un lápiz o una compleja aplicación informática, es frecuente encontrarse con no saber qué información registrar en el catálogo. En el mercado existen aplicaciones genéricas, como hojas de cálculo y bases de datos, las cuales son buenas soluciones para cualquier tipo de colección, siempre que se utilicen aquellos campos* que identifiquen claramente cada pieza dentro del conjunto. Por otra parte están las aplicaciones dedicadas, temáticas por así decirlo, orientadas a tipos de colección muy populares o comunes. Suelen ser exhaustivas hasta el punto de contemplar informaciones muy detalladas. En contraposición a las soluciones generales y abiertas, éstas ofrecen una plataforma ya diseñada y pensada para que el trabajo de catalogación se centre en recopilar la información y no a pensar en cuál debe ser la estructura de cada una de las fichas (o registros).
La decisión es personal. Tanto si es una hoja de cálculo como una base de datos abierta, la flexibilidad puede sernos útil para añadir campos muy personalizados, pero por otro lado es posible omitir o no pensar en algunos que quizás son importantes y no se han tenido en cuenta. La aplicación dedicada, por otra parte, obliga a ceñirse a un esquema establecido y puede dar la sensación de que hay mucho más detalle del que se necesita.
¿Cuál es el contenido de una ficha para un tema determinado?
Cuando se tiene experiencia en el tema de la colección, será más fácil saber qué es necesario y qué no. Sea por el volumen de información que representa la colección en sí misma, sea por la maestría en la temática o por el conocimiento adquirido. Al contrario, el coleccionista primerizo debe encontrar algún tipo de referencia que le ayude en su cometido.
Aquí entra en juego mi idea de construir plantillas para cada caso. Lo ideal es que cada experto en una materia diseñe la suya, y todas juntas formen un archivo de plantillas para que cada cual pueda utilizarlas, adaptarlas a sus propias necesidades y conseguir el objetivo primordial: catalogar su colección. Algunos campos son prácticamente imprescindibles y comunes a toda colección. Por ejemplo, Epoca, referido a el siglo, año o incluso una fecha concreta que puede ser el origen de la pieza en cuestión, o País/Origen, también útil para saber de dónde procede la misma. Añadir un identificador, llamado ID, o Código, es muy útil para identificar de forma inequívoca cada pieza. Algunas cosas como libros, películas, etc. tienen, en su mayoría, un código único, el ISSN o ISBN, pero no todas. Los códigos son, pues, una forma de establecer la "matrícula" por así decir de cada objeto. Pero esto puede ser motivo de todo un artículo por separado.
Resumiendo, seguiremos hablando de catálogos con plantillas y también de códigos o claves.
*campo: 15. m. Inform. En un registro, espacio usado para una categoría particular de datos.
Recursos:
Collectorz.com - Aplicaciones dedicadas para la catalogación de libros, películas, música, comics, etc. Disponibles en modo escritorio, online y para móviles. Leen información de libros y otros elementos desde Internet a través del código de barras de forma manual o por medio de un scanner láser de bajo coste.
MyStuff2 - App para iPhone/iPad consistente en una base de datos de formato abierto. Permite jerarquías de grupos y categorías. Cada ficha puede pesonalizarse a gusto del consumidor. Lee información de libros y otros elementos desde Internet a través del código de barras con la cámara del móvil.
LEGO Minifigures Collector - App para iPhone/iPad. Si coleccionas minifiguras de Lego, esta es tu aplicación.
ArteCode: Aplicaciones para coleccionistas de sellos y monedas. En español.
Escrito por Joan Fusté